Optimiser la comitologie

Écrit par Ruben A.

Structurer et garantir des échanges constructifs avec vos clients dans un cadre agile

1. Qu’est-ce que la comitologie ?

Trop souvent sous-côté par les chefs de projet ou les clients, ce terme reflète un ensemble de pratiques, d’échanges et de livrables qui ont pour but de garantir la pérennité d’un projet.

A l’image des instances agiles dans le cadre d’un projet SCRUM, la comitologie est pertinente dans la quasi-totalité de vos projets, qu’importe le nombre de développeurs, la durée du projet ou encore le budget de votre client. Car finalement, la comitologie c’est le maintien d’une communication constante avec votre client, et le suivi temporel de son projet.

Il n’est pas rare d’être confronté à la fameuse « réunionite aiguë » dans les projets, et en tant que chef de projet vous allez devoir y faire face. Il est donc important de planifier une comitologie de manière efficace, afin de limiter dans le temps les interactions tout en garantissant une bonne prise d’informations et de décisions des différents acteurs du projet.

2. Les principales instances

Si vous souhaitez mettre en place un suivi efficace de vos projets grâce à la comitologie, voici deux cérémonies que vous pouvez mettre en place rapidement :

Le comité projet

De manière hebdomadaire ou bi-hebdomadaire, ce dernier a pour but de suivre un projet sur la partie opérationnelle notamment :

• Faire l’état des lieux du projet
• Suivre les jalons d’avancement
• Suivre les actions et les décisions opérationnelles
• Relever et anticiper les risques

Pour cela, seront présents notamment les chefs de projets et parties prenantes opérationnelles comme un lead technique, ou bien un membre du comité métier côté client.

Dans un cadre agile, cette cérémonie se veut suivre l’avancement d’un sprint par exemple, identifier des problématiques en cours et adapter la trajectoire si nécessaire. C’est l’occasion pour un chef de projet de présenter au client l’avancement d’un sprint, de clarifier les attentes sur certains sujets ou encore d’échanger sur la gestion des ressources du projet (gestion des périodes de congés par exemple).

Le comité de pilotage

Moins fréquent mais tout aussi important, ce comité est généralement mensuel, et a pour but d’assurer la gouvernance stratégique du projet, valider les jalons majeurs, ajuster les budgets et arbitrer sur les priorités.

Pour cela on retrouvera à la table des directeurs de projet, des responsables de direction côté client ou encore des responsables opérationnels. Ne concernant pas uniquement un projet, ce comité peut prendre en compte un marché de manière plus globale : incluant alors plusieurs projets d’un client unique.

On observera alors :

• Les KPI du marché sur la période
• Les risques sur le marché
• Suivre les actions à effectuer
• Suivre la consommation budgétaire
• Trancher sur des situations litigieuses
• Imaginer des plans d’actions pour garantir le bon fonctionnement du marché

3. Animer la comitologie

Il est important d’utiliser un support (physique ou digital) pour permettre à tout le monde autour de la table d’avoir un niveau d’information commun et garantir une communication efficace.

Sur ce support, il est important d’identifier :

• Un ordre du jour, partagé à l’avance et garantissant que les bons interlocuteurs sont présents.

• Un rapport d’avancement / état des lieux, permettant de connaître l’état du projet ou du marché et d’avoir une vue globale sur les sujets en parallèles.

• Un plan d’action, doit être défini et suivi pour assurer la transparence et la traçabilité. Rappelez-vous : les paroles s’envolent, les écrits restent.

• Un suivi des risques, généralement sous forme de tableaux, permet de mettre en lumière les risques liés au projet à l’aide d’un calcul simple « P(robabilité) x I(mpact) = R(isques) ». Pour chaque risque, mettre en face un plan de mitigation est suivre la courbe de probabilité et d’impact de chaque risque jusqu’à le réduire suffisamment pour pouvoir le supprimer.

• Un compte-rendu, doit être envoyé à chaque fin de comité pour permettre une traçabilité et une diffusion de l’information à toutes les parties prenantes présentes ou non durant l’échange.

4. Comitologie et agilité

L’agilité est un cadre de travail assez large, mais partons du principe que l’on résume cela par : différentes méthodes de travail qui ont pour but d’instaurer un cadre souple, sur un principe d’itération et de « test & learn ».

Jusqu’à mon intervention sur une mission agile SCRUM, je pensais que la comitologie était contraire à l’agilité. Car il n’est mentionné nulle part la notion de COPIL entre deux « sprints » ou avant un « backlog refinement ». Et pourtant, cela est essentiel pour garantir le bon déroulement du projet.

En effet, durant les comités de projet, nous mettons en lumière les différents indicateurs projets à suivre comme la qualité des livrables ou encore le contenu du backlog. Cela permet à toutes les parties prenantes de connaître la qualité d’un projet, ainsi que la capacité à occuper l’équipe sur les prochaines semaines. Si nécessaire, des projets sont alors priorisés ou dépriorisés afin de garantir un flux continu et permettre aux Product Owner d’entrer sur des phases de recette plus ou moins longues.

De même, en cas de périodes de congés fortes ou pour une autre raison, nous prenons différentes décisions durant ces comités de projet pour diminuer ou augmenter le nombre de ressources sur le dispositif. Cela permet d’avoir un fonctionnement encore plus agile et de garantir à notre client une flexibilité forte sur sa volonté de produire et son budget.

5. Retour d’expérience

Depuis plus de 3 ans, j’ai eu l’occasion de travailler chez Ouidou sur une dizaine de projets tous très différents. La comitologie a été un élément clé de la réussite des projets. Cela garantit un temps dédié à la discussion et la présentation de l’avancement des différents sujets sur un projet.

La traçabilité de l’information permet à mes équipes et à celles du client d’être toujours informé de la même manière et d’échanger sur le même niveau d’information. C’est un réel plus en tant que Chef de projet de créer et suivre des instances de comitologie. Cela permet de s’auto-instaurer une rigueur dans le suivi de projet, mais également de rassurer son client et sa direction grâce à un support dédié.

Cela fait donc un rituel de plus sur le papier, mais en termes de temps et communication, nous gagnons du temps grâce aux éléments comme l’anticipation des risques ou la présentation de l’état des lieux du projet.

En fonction de votre client, le support peut être plus ou moins important et la présentation de manière plus ou moins officielle. Il ne faut pas hésiter à s’adapter, et surtout à proposer des idées nouvelles pour vos supports et à convenir de certains exercices nouveaux pour vous et vos clients durant ces cérémonies pour qu’elles conviennent le plus à votre situation.

Concrètement, si ce n’est pas déjà fait, je ne peux que vous recommander de mettre en place des COPROJ et COPIL (à minima, d’autres instances comme les comités de suivi existent également) pour suivre vos projets. Cela vous garantira également une tranquillité d’esprit supplémentaire car cela favorise la transparence envers et par votre client. Mettant ainsi en place une relation solide et de bon augure pour votre projet.

6. Bonus

Si comme moi, vous retenez mieux les informations quand elles sont conscises, alors n’hésitez pas à télécharger ces petites infographies :

On se retrouve au prochain COPROJ !😉