Comment animer une réunion productive ?

Article écrit par Nicolas Richard

Avant d’aller plus loin, vous êtes-vous déjà demandé : « Se réunir, oui, mais pour quoi faire ? »

Se réunir permet d’insuffler une dynamique de groupe et de maximiser sa créativité.

Il existe 3 raisons principales de se réunir :

1. Donner ou collecter de l’information, former ou se former
2. Echanger et se concerter
3. Résoudre des anomalies, des situations conflictuelles, solutionner un problème et prendre des décisions

Quelles sont les problématiques les plus fréquemment rencontrées, quels sont les symptômes de cette maladie bien connue, la réunionite ?

1. Digression, manque de cadrage
2. Mauvaise gestion du temps
3. Production d’idée mais pas d’action
4. Non adhésion/non implication des participants
5. Monopolisation de la parole
6. Conflits

Alors, comment bien communiquer pour que les messages soient compris, entendus ? Comment engager l’ensemble des collaborateurs dans les prises de décision. Bref, comment animer une réunion productive ?

Avant la réunion

Structurez votre réunion

Vous avez identifié une raison de vous réunir ? En amont, structurez votre réunion grâce à des “TOMATES” !

Redéfinissez l’objectif

Définir l’objectif d’une réunion, c’est définir le but à atteindre pour différents sujets donnés. Il doit être :

• Précis et concret : nous pouvons le visualiser
• Atteignable à la fin de la réunion
• Partagé par tous

Déterminez le temps imparti et la méthode d’animation

En fonction du ou des objectifs, fixez une durée globale pour la réunion et/ou chaque séquence. Selon l’intention et le temps imparti, choisissez la méthode d’animation

• Faire remonter des informations : exposé, tour de table
• Générer des idées : brainstorming, co-production en atelier
• Prioriser : vote par point, animation post-it
• Décider : sondage à main levée, vote par consentement

Identifiez les participants…

Vous avez défini l’objectif de votre réunion, demandez-vous maintenant qui apportera une réelle contribution à la discussion ?

On peut se demander si : “ La présence de l’ensemble des participants est capitale ? “

Si une personne n’est pas essentielle pour la réunion, alors libérez-la. Personne ne va se plaindre d’avoir une réunion de moins dans sa journée…

Assurez-vous également d’avoir tous les acteurs clés qui peuvent prendre des décisions. En effet, cela peut s’avérer frustrant qu’à la clôture d’une réunion, malgré un consensus, on doit faire approuver l’ensemble des points par quelqu’un qui n’était pas présent à la réunion…

… Et impliquez-les.

Une fois que vous avez défini les participants, impliquez les dans la réunion.

Envoyez-leur un ordre du jour clair (2 à 3 jours avant la réunion). Pour rappel, un ordre du jour est le fil conducteur qui liste tous les sujets à aborder, le nom de la personne responsable pour chaque point ainsi que le temps imparti pour les discussions.

On peut procéder de deux manières pour envoyer nos invitations et ordre du jour :

1. Envoyer un e-mail d’invitation contenant un résumé de l’ordre du jour dans le corps du message ou en pièce jointe.
2. Envoyer une invitation de calendrier contenant l’ordre du jour dans le détail de l’événement (à condition que l’équipe fonctionne avec des agendas électroniques).

Et pendant la réunion…, basez-vous sur votre structure TOMATES

Thème / Objectif / Messages clés / Animation / Timing / Evaluation / Support

Débuter une réunion

Essayez de capter l’attention dès le début dans le but d’obtenir un maximum d’engagement de chaque participant.

Pour cela, utilisez la méthode RéDoMi

Au cours de la réunion, veillez à respecter et faire respecter la durée initialement prévue. Vérifier l’état d’avancement de la réunion et le respect du timing au cours de celle-ci.

Gardez une trace écrite

Lors de votre réunion productive, vous allez clarifier des points, prendre des décisions et assignez des tâches. Pour éviter les confusions, les redites, les oublis, il est important de garder une trace écrite des réunions.

Demandez à un participant de prendre des notes et rédiger un compte-rendu. Si possible, le preneur de notes ne devrait pas être l’animateur de la réunion. Ces notes doivent ensuite être partagées et disponibles. L’ensemble des participants doivent pouvoir s’y référer.

Il est possible de démarrer la séquence suivante en se basant sur les notes prises lors de la précédente réunion.

Terminez une réunion

Une réunion est considérée productive quand des actions concrètes en découlent (excepté pour les réunions d’information).

Assurez-vous de toujours résumer les actions qui doivent être prises suite aux échanges, en cours de réunion ou avant son achèvement.

Définissez aussi un responsable pour l’ensemble de ces actions ainsi qu’une date d’échéance.

Prenez note des actions dans un compte-rendu et envoyez-le après la rencontre à tous les participants.

PS : Afin de vous assurer que les participants réalisent les actions qui leur ont été assignées, prenez l’habitude de commencer vos réunions en faisant un bref retour sur les éléments qui leur avait été délégué préalablement.

En conclusion

Avant de débuter une réunion, posez-vous 3 questions :

1. En quoi cette réunion est utile ?
2. Qu’est-ce que j’en attends ?
3. Qu’est-ce que l’équipe attend de cet échange ?

Et rappelez-vous que les réunions reposent sur 4 fondamentaux :

1. Le temps : la réunion démarre et se termine à l’heure (ou en avance).
2. La parole : un membre contrôle les prises de parole.
3. Des objectifs et ordres du jour clairs : décidez à l’avance et transmettez-le aux participants.
4. Le cadre : il encourage à s’exprimer à la première personne pour prévenir les généralités, pose des règles de non jugement, et rappelle que la parole doit circuler.

---